Die 11 Regeln – Wie Change Prozesse gelingen

COVID-19 hat die deutsche Wirtschaft seit einigen Monaten fest im Griff. Ein Ende? Noch nicht in Sicht. In zahlreichen Unternehmen hat der Stillstand seine Auswirkungen gezeigt. Bereits im ersten Quartal des Jahres sank das Bruttoinlandsprodukt um 2,2 Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum. In diesem Jahr wird ein Rückgang von 6,3 Prozent prognostiziert. Das belegen die Zahlen: Unternehmen müssen sich anders als bisher geplant restrukturieren und auf die Zukunft vorbereiten. Es gilt, schnell und effizient Restrukturierungsprozesse einzuleiten, um die eigene wirtschaftliche Existenz zu sichern und die zukünftige Ertragskraft zu stärken. „Wir verzeichnen derzeit einen deutlichen Anstieg der Anfrage nach Restrukturierungsprojekten“, sagt Samir Jajjawi, Restrukturierungsexperte und geschäftsführender Gesellschafter von Aurum Interim Management, einem der führenden Interim Management Provider in Deutschland, der sich u.a. auf das Thema „Restrukturierung“ fokussiert hat. „Von der Krise sind viele Branchen in unterschiedlichem Ausmaß betroffen. Mit dem Wissen, dass es in Krisenzeiten immer besonders schnell gehen muss, haben wir einen Quick Check entwickelt, mit dem Unternehmen schnell und einfach herausfinden können, wie gut sie für eine Restrukturierung gerüstet sind.“

Die Datengrundlage: eine Befragung von 120 Interim Managern

Als Ausgangspunkt für den Quick Check dient eine Restrukturierungsstudie, die Aurum zu Beginn des Jahres 2020 startet. Grundlage ist eine Befragung von rund 120 Interim Managern mit langjähriger Restrukturierungserfahrung – also geballter Expertise. Aus den Erkenntnissen hat Aurum 11 Regeln für einen erfolgreichen Restrukturierungs- und Veränderungsprozess entwickelt, die bei weitem nicht nur in der Corona-Krise anwendbar sind. „Diese 11 Regeln helfen, die notwendigen Schritte zur erfolgreichen Umstrukturierung und einige Grundsätze immer im Blick zu behalten“, erklärt Jajjawi. „Dabei können diese Regeln Hilfe zur Selbsthilfe bedeuten – oder den Anstoß, sich externe Hilfe zu holen. Schließlich hängt der Erfolg einer Restrukturierung maßgeblich davon ab, den Prozess richtig zu gestalten – und die Umsetzung konsequent anzugehen.“

11 Regeln für eine effektive Restrukturierung

1. Gnadenlos den Zustand analysieren

Im Wesentlichen geht es um eine gnadenlos ehrliche Untersuchung und Bewertung des Ist-Zustandes über alle Bereiche des Unternehmens hinweg. Die Leitfrage lautet: Was hat sich durch die Krise verändert, wo hat sie Schäden hinterlassen oder kann sie gefährlich werden? Dies beinhaltet eine 100-prozentige Überprüfung des bisherigen Businessplans und aller wichtigen KPIs“. Ein drastischer Weg, aber er ist notwendig“, betont Restrukturierungsexperte Jajjawi. Und dabei sollten alle weichen und harten Fakten auf den Tisch gelegt werden.

2. Definieren Sie unternehmensübergreifende Maßnahmen

Die Zustandsanalyse zeigt, wo die Schwachstellen liegen. Aus der Analyse muss ein Maßnahmenpaket zur Restrukturierung abgeleitet werden, das sich eng an dem korrigierten Businessplan orientiert. Zur Sicherung des Liquiditätsflusses könnte ein solches Paket z. B. aus dem gezielten Abbau von Forderungen, der Verlängerung von Zahlungsfristen, der Optimierung von Warenströmen oder der Realisierung von Einsparungspotentialen bestehen. „Restrukturierungsverfahren sind selten eingleisig“ , berichtet Jajjawi aus Erfahrung. „In der Mehrzahl der Fälle greifen mehrere Restrukturierungsmaßnahmen ineinander und laufen gleichzeitig ab.“

3. Definieren Sie Aufgaben und Qualifikationen

Wenn der Fahrplan für die Umsetzung der Maßnahmen steht, ist die entscheidende Frage: Was für Aufgaben und Qualifikationen werden für eine erfolgreiche Durchführung der Restrukturierung benötigt? „Während dieser Phase geht es darum, Projektverantwortlichkeiten und Rollen zu definieren – zum Beispiel die des PMO (Project Management Officer), der die Abstimmung aller Teilprojekte koordiniert. Dies kann man sich wie eine Aufgabenliste mit Anforderungsprofilen vorstellen oder wie ein Organigramm“, sagt Restrukturierungsexperte Jajjawi. „Der Schlüssel ist, die Verantwortlichkeiten über alle Hierarchieebenen hinweg klar zu regeln.“

4. Kritisches Hinterfragen der eigenen Kompetenzen

Das Aufgabenspektrum und die Anforderungsprofile sind da, die Frage ist jetzt: „Who can do it? Hierbei sollte man prüfen, ob die eigenen Fach- und Führungskräfte Umsetzungserfahrung aus vergleichbaren Restrukturierungsprojekten haben“, sagt Samir Jajjawi. „Schließlich behindert oder verhindert nichts den Sanierungserfolg mehr als fehlbesetztes Personal.“ 

5. Quantifizieren Sie den Mangel an Kapazität

Dies ist eine nicht ganz einfache Aufgabe und erfordert einiges an Übung. Den Kapazitätsbedarf realistisch abzuschätzen ist eine Sache, diese Kapazitäten im eigenen Haus zur Verfügung zu stellen eine ganz andere. Ernstzunehmende Restrukturierungsprozesse mit Anspruch auf Erfolg binden schließlich Kapazitäten. „Wenn diese in anderen wichtigen Unternehmensbereichen benötigt werden, kann es sein, dass weitere Baustellen aufgemacht werden. Es empfiehlt sich daher zu überlegen, an welcher Stelle welche Kompetenzen durch externe Unterstützung verstärkt werden sollten“, betont Jajjawi.

Doch die Unternehmen sehen sich schnell mit einem Problem konfrontiert: Personal, Wissen, Kapazitäten und Erfahrungsschatz reichen oft nicht aus, um den notwendigen Umbruch einzuleiten. „Fehlendes Wissen und fehlende Kapazitäten sind die häufigsten Gründe für verzögertes Handeln, das existenziell werden kann“, sagt Jajjawi.

6. Umsetzungslücke nachhaltig schließen

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich bei der Neustrukturierung Unterstützung zu holen, sei es ganz oder teilweise durch externe Experten mit Erfahrung. Schließlich hängt der Erfolg zu einem großen Teil vom Restrukturierungsteam ab. Formulieren Sie klare Anforderungsprofile und holen Sie sich die richtigen Restrukturierungsexperten für das eigene Unternehmen. „Was sich einfach und zügig anhört, ist tatsächlich nicht so einfach“, fasst Samir Jajjawi zusammen. „Aus diesem Grund tut sich jedes Unternehmen einen großen Dienst, wenn es sich bei der Umsetzung die Unterstützung von Spezialisten holt.“

Doch über diese 6 Schritte hinaus haben die befragten Interim Manager aus der Restrukturierungsstudie auch einige wichtige Spielregeln aufgestellt, die den Firmen viel abverlangen, aber sehr wichtig für den Erfolg der Transformation sind.

7. Mut zu weitreichenden Einsparungen

Damit eine Unternehmung gestärkt aus einem Veränderungsprozess hervorgeht, sind meist Einsparungen auf verschiedenen Ebenen notwendig. „Diese Maßnahme braucht Zeit, ist aber unvermeidbar und oft ein Balanceakt“, berichtet Jajjawi. „Es muss schließlich gelingen, zentrale Prozesse und Grundlagen des Unternehmens zu stabilisieren – und gleichzeitig spürbare Einschnitte zu machen.“

8. Umsätze nach oben treiben

Parallel dazu – und das ist nicht selten eine große Aufgabe – muss an der Umsatzschraube gedreht werden. Dies ist der einzige Weg, um schnell aus der potenziell bedrohlichen Negativspirale herauszukommen. „Sparen und gleichzeitig den Umsatz steigern, das mag auf den ersten Blick kontraintuitiv klingen“, sagt Jajjawi. „Aber das stimmt nicht, wenn die Ansätze richtig sind.“

9. Liquid bleiben

In einer Krise die Liquidität zu verlieren, ist das Schlimmste, was passieren kann. Es gilt, sie vom ersten Tag an zu gewährleisten. Daher ist ein tägliches Controlling in solchen Zeiten ein absolutes Muss. „Es gibt praktisch keinen Restrukturierungsprozess, bei dem nicht ein Finanzexperte mit an Bord ist“, sagt Jajjawi. „Die Liquidität muss schließlich vom ersten Tag an sichergestellt – oder schnell wiederhergestellt – werden. Das hat oberste Priorität.“

10. Das Team mitnehmen und motivieren

Vernachlässigt und unterschätzt wird oft die interne Kommunikation. Da Restrukturierungen immer mit Veränderungen verbunden sind, ist es wichtig, die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. „Blockieren sie die Veränderungsprozesse und unterstützen sie nicht im Tagesgeschäft, kann das verheerende Folgen haben oder sogar das gesamte Projekt zum Scheitern bringen“, berichtet Jajjawi aus Erfahrung.

11. Absprache mit allen Beteiligten

Und zu guter Letzt: Die Verständigung mit relevanten Stakeholdern wie Geschäftspartnern, wichtigen Unterstützern oder auch Gegnern ist in einer Umstrukturierung unerlässlich, um den Erfolg zu garantieren. So kann es sonst auf den letzten Metern ungemütlich werden.